E-faktury cieszą się coraz większym powodzeniem wśród polskich przedsiębiorców. Jakie są główne zalety wynikające z ich stosowania?
Obecnie faktura wcale nie musi być sporządzona na papierze – jej alternatywną formą jest e-faktura. Czym dokładnie są faktury elektroniczne? Jakie są główne korzyści stosowania faktur tego rodzaju? Jak zacząć je wystawiać i jak je przechowywać?
E-faktura – co to jest?
Faktura elektroniczna, czyli w skrócie e-faktura, to dokument elektroniczny posiadający cechy faktury. Może być on używany tak samo jak dokument w postaci papierowej.
Dzisiaj z e-faktur korzysta coraz więcej firm na całym świecie – również zyskują one na popularności wśród polskich przedsiębiorców.
W Polsce e-faktury wystawiane są na podstawie znowelizowanej Ustawy o VAT. Definicja faktury elektronicznej zawarta w przepisach odpowiada definicji w art. 217 dyrektywy 2006/112/WE w brzmieniu zmienionym dyrektywą 2010/45/UE.
Jakie są główne zalety związane z przejściem z faktur papierowych na te elektroniczne?
Korzyści wynikające ze stosowania e-faktur:
- mniejsze koszty – przedsiębiorstwo wybierające e-faktury zmniejsza koszty związane z ich sporządzaniem, w tym koszty papieru, wydruku, dostawy faktur i ich przechowywania,
- oszczędność czasu – przygotowanie faktury w postaci elektronicznej jest szybsze niż wypisanie tej papierowej, mniej czasu zajmują także czynności związane z obsługą e-faktur,
- prostsza archiwizacja – faktury elektroniczne mogą być przechowywane w archiwach na dyskach twardych, pamięciach przenośnych albo w „chmurze”, czyli na zewnętrznych serwerach, co dodatkowo usprawnia wyszukiwanie właściwych dokumentów,
- wyższy poziom bezpieczeństwa – e-faktura ma wyższy stopień ochrony od faktury papierowej, na przykład przed jej zniszczeniem czy zagubieniem,
- błyskawiczna dostawa do odbiorcy – faktura w postaci elektronicznej może być niemalże od razu dostarczona do odbiorcy,
- ekologia – faktura elektroniczna jest bardziej przyjazna dla środowiska niż faktura papierowa.
Te wszystkie zalety powodują, że obecnie e-faktury są tak chętnie wybierane przez coraz więcej przedsiębiorców. Jak zatem przejść na fakturowanie elektroniczne?
Jak przygotować e-fakturę?
Wystawienie faktury w postaci elektronicznej jest bardzo łatwe. Najprościej można przygotować ją z wykorzystaniem odpowiedniego oprogramowania komputerowego. Dzisiaj największym zainteresowaniem cieszą się programy dostępne on-line, które nie wymagają instalacji i pozwalają na sporządzanie faktur przez internet na dowolnym komputerze.
Każda e-faktura musi zawierać takie same informacje jak faktura papierowa i musi spełniać określone wymogi zawarte w przepisach prawa, aby na jej podstawie możliwe było rozliczenie podatku.
E-faktura musi spełnić poniższe wymagania:
- autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność,
- właściwe oznaczenie w archiwum w celu łatwego wyszukania,
- bezzwłoczna dostępność dla organów podatkowych lub kontroli skarbowej.
Warto zaznaczyć, że faktura elektroniczna nie musi zawierać podpisów elektronicznych sprzedającego i kupującego. Aby poprawić jej autentyczność, można jednak wykorzystać systemy walidacji, które bazują na EDI (elektronicznej wymianie danych), na przykład takie, jak w ofercie firmy edison.pl.
W przepisach nie określono, w jakim formacie e-faktura powinna być wystawiona. Najczęściej wykorzystuje się obecnie dwa formaty, a mianowicie format PDF oraz format XML, przy tym XML daje większe korzyści, ponieważ pozwala na pełne wykorzystanie zalet e-faktury.
Jak prawidłowo przechowywać faktury elektroniczne?
Faktury w postaci elektronicznej można przechowywać na kilka sposobów, pamiętając o powyższych wymaganiach.
Obecnie najbezpieczniejszym i równocześnie najwygodniejszym sposobem przechowywania e-faktur jest dysk w „chmurze”. Dokumenty są wtedy zapisane na zewnętrznym serwerze, który pozwala na natychmiastowy dostęp i jest także właściwie chroniony przed usterkami i włamaniami. Nawet w razie awarii komputera firmowego nie istnieje ryzyko utraty ważnych dokumentów.